1. Datenschutz auf einen Blick

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie umfassend darüber, welche personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung unserer Websites und Softwarelösungen erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Dies betrifft zum einen die Informationsseite schoolib.de sowie zum anderen das separate Portal zur Nutzung der Verwaltungssoftware Schoolib – einer Software zur Organisation und Verwaltung von schuleigenen Lehrmitteln.

Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf unseren Angeboten ist:

BlueOrb Academic Technologies UG (haftungsbeschränkt)
Mechthildenstraße 17
80639 München
Geschäftsführer: Oliver Stohr
Registergericht: Amtsgericht München, HRB 286349
E-Mail: kontakt@blueorb.de

3. Datenverarbeitung auf der Informationsseite schoolib.de

3.1 Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Produktinformation:
  Auf schoolib.de informieren wir über die Verwaltungssoftware Schoolib.
• Kontaktformular:
  Über das Kontaktformular werden Ihre Eingaben (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Name und vollständige Adresse der Schule) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage übermittelt.
  Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) sowie unsere berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Registrierung und Test-Lizenz:
  Im Rahmen der Registrierung eines Portals zur Anforderung einer Test-Lizenz werden die angegebenen Kontaktdaten erhoben und für die Dauer der Nutzung gespeichert.
  Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Web-Analytics:
  Mithilfe von IONOS WebAnalytics erfassen wir automatisch technische Daten (z. B. IP-Adresse, Browserinformationen, Zugriffszeitpunkt) zur Optimierung und Analyse der Website.
  Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.2 Erhobene Daten und Speicherdauer

• Kontakt- und Registrierungsdaten: Diese werden ausschließlich zur Bearbeitung der Anfragen bzw. zur Verwaltung der Testlizenz gespeichert. Allgemeine Kontaktanfragen werden nach 7 Tagen gelöscht, sofern keine weitere Nutzung vorliegt.
• Session-Cookie: Zum Schutz des Kontaktformulars wird ein temporäres Session-Cookie mit einem Token gesetzt, der nach Beendigung der Sitzung gelöscht wird.
• Web-Analytics-Daten: Technische Daten wie IP-Adressen und Browserinformationen werden anonymisiert und ausschließlich zu statistischen Zwecken genutzt.

4. Datenverarbeitung im Portal der Lehrmittelsoftware Schoolib

Für Kunden, die sich zur Nutzung der Lehrmittelsoftware entscheiden, erfolgt eine erweiterte Datenverarbeitung. Hierbei werden neben den bereits genannten Basisdaten auch Daten von Schülern, Lehrkräften und weiteren Teilnehmenden verarbeitet.

4.1 Zwecke der Verarbeitung

• Organisation und Verwaltung von Lehrmitteln:
  Die Software dient der Dokumentation, Verwaltung und Kontrolle von schuleigenen Lehrmitteln zur Umsetzung des Bildungsauftrags.
• Prozessdaten:
  Erfasst werden u. a. Daten zur Ausleihe und Rückgabe von Lehrmitteln sowie die Historie der Nutzung.

4.2 Erhobene Datenkategorien

• Daten der Schule: Schulbezeichnung, Adressdaten, Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer), Schulart, Unterrichtsfächer.
• Daten der Teilnehmenden: Familienname, Rufname, ggf. Schulklasse.
• Prozessdaten der Lehrmittelverwaltung: Datum und Gegenstand der Ausleihe sowie der Rückgabe von Lehrmitteln und Historie der geliehenen Lehrmittel.
• Vertragsdaten: Daten, die im Zusammenhang mit der Nutzung und den vertraglichen Vereinbarungen stehen.

4.3 Rechtsgrundlagen

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z. B. Dokumentation und Verwaltung von Lehrmitteln).
• Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO – zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse (Umsetzung des Bildungsauftrags).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – zur Wahrung berechtigter Interessen (z. B. Optimierung der Verwaltung und Bereitstellung der Software).

4.4 Empfänger und Auftragsverarbeitung

Interne Empfänger: Personen innerhalb der Schule, die an der Verwaltung der Lehrmittel beteiligt sind.

Externe Empfänger: Die BlueOrb Academic Technologies UG (haftungsbeschränkt) ist als Dienstleister für die Webanwendung und Softwarebetreuung in einem Auftragsverarbeitungsvertrag eingebunden.

Die Datenübermittlung erfolgt ausschließlich innerhalb des inländischen Serverbetriebs; eine Übertragung in Drittstaaten findet nicht statt.

4.5 Löschfristen und Aufbewahrung

Personenbezogene Daten der Teilnehmenden werden im Schuljahreszyklus mit der zentralen Schüler- und Lehrerdatenbank abgeglichen und ggf. gelöscht. Daten der Lehrmittelverwaltung werden grundsätzlich nach vier Jahren zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres geprüft – sofern keine gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen (z. B. 6 oder 10 Jahre bei buchhaltungsrelevanten Daten) entgegenstehen.

Verantwortlich für die Löschung ist die datenverarbeitende Stelle (Schule) in Abstimmung mit dem Auftragsverarbeiter.

5. Hosting, Sicherheitsmaßnahmen und Einsatz von Drittanbietern

• Hosting:
  Unsere Websites und Software werden bei IONOS betrieben.
• Web-Analytics:
  Zur Analyse des Nutzerverhaltens wird IONOS WebAnalytics eingesetzt, das technische Daten (z. B. IP-Adressen, Browserinformationen) automatisch erfasst.
• SSL/TLS-Verschlüsselung:
  Die Übertragung aller Daten erfolgt über eine SSL/TLS-verschlüsselte Verbindung, um einen sicheren Datentransfer zu gewährleisten.
• Technische und organisatorische Maßnahmen:
  Weiterführende Informationen zu unseren Sicherheitsmaßnahmen finden Sie in der gesonderten Anlage „Technische und organisatorische Maßnahmen“ in Ihrem Schoolib-Portal.

6. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung notwendig ist, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben.

Außer den oben genannten Fällen (z. B. bei der Nutzung von IONOS WebAnalytics und dem Hosting) erfolgt grundsätzlich keine Weitergabe an externe Dienstleister.

7. Ihre Rechte als Betroffene

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie Informationen zu Herkunft, Empfängern und Zwecken der Datenverarbeitung.
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten.
• Löschung Ihrer Daten, sofern nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten.
• Datenübertragbarkeit in einem gängigen, maschinenlesbaren Format.
• Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, soweit diese auf unseren berechtigten Interessen beruht.
• Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.

Anfragen, Auskünfte, Löschungs- oder Widerspruchsanträge richten Sie bitte per E-Mail an: kontakt@blueorb.de

8. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, falls sich unsere Datenverarbeitungen oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Die jeweils aktuelle Version finden Sie auf unserer Website.